Dictamen N° 81069

Texto del dictamen

N° 81.069 Fecha:  09-XII-2013

Se ha dirigido a esta Contraloría General el Instituto de Desarrollo Agropecuario -INDAP-, para solicitar se precise cuáles serían los requerimientos que dicho servicio debe cumplir para “dar término a la dualidad de documentos electrónicos y en papel, esto con el objeto de trabajar solo con documentos electrónicos, suprimiendo el soporte papel”, en el ámbito de la tramitación de las solicitudes que le son formuladas por quienes desempeñan labores agrícolas, para efectos de acceder a los créditos e incentivos establecidos en el ordenamiento jurídico.
A su vez, pide se indique cuál es el periodo de tiempo que es necesario guardar un documento electrónico. 
Requeridos sus informes, las Subsecretarías General de la Presidencia y de Economía y Empresas de Menor Tamaño han expuesto sus consideraciones acerca de lo planteado por el servicio recurrente.
Al respecto, es menester consignar que el Título II de la ley N° 19.799 -sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma-, ha establecido las normas aplicables al uso de documentos y firma electrónicos por parte de los órganos del Estado, las cuales son complementadas respecto de la Administración por lo estatuido en el Título Quinto del decreto N° 181, de 2002, del entonces Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que aprobó el reglamento de la citada ley. 
En este sentido, el artículo 6° de la aludida ley N° 19.799, faculta a los órganos del Estado para ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica, salvo en aquellos casos que expresamente indica su inciso segundo, esto es, tratándose de aquellas actuaciones para las cuales la Constitución Política de la República o la ley exija una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas. 
Según se aprecia, por regla general, los órganos que integran la Administración del Estado -como ocurre con INDAP- están habilitados para, discrecionalmente y dentro de su competencia, practicar en forma válida sus actuaciones a través de documentos electrónicos suscritos mediante firma electrónica, con excepción de los casos expresamente previstos por el ordenamiento jurídico, tal como se ha precisado en los dictámenes N°s. 4.941, de 2004 y 27.953, de 2006, de esta Institución de Control. 
Por otro lado, y en concordancia con lo expresado en el dictamen N° 16.735, de 2013, cabe indicar que acorde a lo dispuesto en los artículos 2°, 3° y 13 de la ley N° 18.910, Orgánica de INDAP, dicha entidad está autorizada para otorgar asistencia crediticia o subsidios a los pequeños productores agrícolas y campesinos, y a las organizaciones de éstos, con el fin de promover su desarrollo económico, social y tecnológico.
Por lo expuesto, no se advierte impedimento para que esa repartición pública emplee documentos electrónicos suscritos mediante firma electrónica en los actos que, en el ámbito de sus competencias, emite para efectos del otorgamiento de créditos e incentivos a quienes desarrollan labores agrícolas, en la medida que ello se haga con sujeción a lo dispuesto en la ley N° 19.799, en su reglamento y en las demás normas que rigen la materia.
Ahora bien, en cuanto a su plan para dar término a la dualidad de documentos, debe puntualizarse que de acuerdo a lo establecido en el artículo 8°, inciso segundo, de la referida ley N° 19.799, los órganos del Estado deben evitar, al hacer uso de firmas electrónicas, que se restrinja injustificadamente el acceso a las prestaciones que brindan y a la publicidad y transparencia que rigen sus actuaciones y, en general, que se cause discriminaciones arbitrarias.
Consecuente con lo anterior y con lo sustentado en los dictámenes N°s. 36.764, de 2008 y 29.845, de 2010, corresponde que INDAP mantenga paralelamente a su sistema electrónico el mecanismo tradicional, de modo que los interesados puedan optar por este último y practicar sus solicitudes y acompañar antecedentes en soporte papel.
En lo que atañe al tiempo durante el cual ese servicio debe guardar los documentos electrónicos, es preciso recordar que el artículo 21, inciso primero, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, prescribe que esta Entidad hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administran fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7°, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control.
Agrega el inciso segundo del mismo precepto que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.
Así entonces, en armonía con lo sostenido en los oficios N°s. 28.704, de 1981; 68.963, de 2009, y 3.538, de 2010, de este Organismo de Fiscalización, y teniendo en consideración el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el de papel, previsto en el inciso segundo del artículo 1° de la mencionada ley N° 19.799, cabe concluir que los documentos que tienen relación directa con la administración de fondos o bienes del Estado -como acontece con los relativos al otorgamiento de créditos e incentivos por parte de INDAP-, deben ser mantenidos durante un periodo de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor General disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor, o que hayan sido objetados por los órganos de control internos o por esta Institución Fiscalizadora, en cuyo caso, deben conservarse hasta el finiquito de la observación o reparo respectivo.
Lo anterior, sin perjuicio de lo prescrito en el artículo 14 de la mencionada ley N° 10.336, conforme al cual el Contralor General, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la eliminación de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos.
Por otra parte, en lo que respecta a antecedentes no vinculados directamente con la administración de fondos o bienes públicos, cumple con señalar, en consonancia con lo manifestado en el reseñado dictamen N° 68.963, de 2009, que compete al Director Nacional de INDAP, en su calidad de jefe de servicio, autorizar la eliminación de tales documentos, sin que corresponda a esta Contraloría General pronunciarse sobre el tiempo durante el cual aquéllos han de ser conservados, lo que es sin perjuicio de las prevenciones y recomendaciones contenidas en el aludido oficio N° 28.704, de 1981, cuya copia se adjunta.    
Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa de este Ente de Control.
Saluda atentamente a Ud.,

Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República