Dictamen N° 13794

Texto del dictamen

N° 13.794	Fecha: 09-III-2012

La Directora (S) de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Cerrillos, por oficio Ord. N° 400/002 de 2012, se ha dirigido a este Organismo Contralor, solicitando instrucciones acerca de los procedimientos a seguir frente a la pérdida de documentación que respalda los pagos a realizar de obligaciones con proveedores, honorarios y otros, debido al incendio que afectó gravemente las dependencias que indica de esa Corporación, señalando las medidas y diligencias preliminares que se han dispuesto efectuar con el propósito de dar continuidad a la gestión que le corresponde desarrollar. 
En torno a la materia planteada, y sobre la base de los antecedentes adicionales recabados en relación con la presentación del municipio recurrente, como asimismo los planteamientos y datos surgidos de la reunión sostenida con funcionarios de dicha entidad, resulta del caso manifestar, en primer término, que las distintas actuaciones determinadas por la citada entidad edilicia con posterioridad a la ocurrencia del siniestro producido, tales como la oportuna comunicación de lo acaecido a esta Contraloría General haciendo presente la disposición de sus distintos estamentos en orden a realizar los máximos esfuerzos tendientes a superar y normalizar la atención a la comunidad de esa jurisdicción, como también la adopción de las medidas necesarias para poder contar con la información acerca de los efectos y alcance de los daños producidos, respecto de la infraestructura y equipamiento utilizado para el desarrollo y registro de su gestión, se encuentran en armonía con las directrices que en tal sentido emanan de la jurisprudencia administrativa de este Servicio. 
En efecto, por oficio N° 14.518, de 2010, este Organismo determinó que ante la ocurrencia de un fenómeno natural o evento de fuerza mayor los servicios afectados deben disponer, como primera medida, la ejecución de todas las diligencias conducentes a restablecer, en coordinación con los demás organismos públicos, la continuidad de sus funciones y el resguardo de los bienes que administra, evitando poner en riesgo la seguridad de su personal y de la comunidad, evaluando las diferentes condiciones que concurran en cada caso. 

Ahora bien, en lo que atañe al extravío o pérdida de la documentación habilitante para efectuar los pagos de las obligaciones planteadas, como también de aquella que sirve de soporte o sustento al registro de las distintas transacciones que el municipio de la especie realiza en el desarrollo de su gestión, por oficio N° 36.931, de 2010, esta Contraloría General ha establecido que el extravío de los referidos antecedentes no es óbice para que el municipio lleve a cabo sus cometidos, habida consideración del principio de continuidad de la función pública consagrado en el artículo 3°, inciso primero, de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, por lo que si después de las respectivas búsquedas, los documentos no son encontrados, la entidad edilicia debe, analizando cada situación que se le presente, adoptar las medidas que, ajustándose al ordenamiento jurídico, le permitan reconstituir la información extraviada. 
En este sentido, y para los efectos de la correspondiente reconstitución, cabe indicar que la municipalidad deberá actuar sobre la base de los antecedentes de que disponga y de los que, en su caso, les sean proporcionados por los propios interesados, considerando lo previsto, en materia de prueba, en el inciso primero del artículo 35 de la ley N° 19.880, sobre Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado - que dispone que los hechos relevantes para la decisión de un procedimiento, podrán acreditarse por cualquier medio de prueba admisible en derecho, apreciándose en conciencia -, salvo que en la situación de que se trate se aplique una norma legal que establezca reglas especiales al respecto. 
Asimismo, y teniendo presente que si bien es posible atribuir la desaparición de determinados antecedentes a la ocurrencia de un hecho imprevisto, ello debe ser acreditado, por lo que resulta menester que esa entidad edilicia disponga la sustanciación del respectivo sumario administrativo, con el propósito de establecer las causas que habrían originado el extravío, pérdida o daño de la documentación en comento y descartar, de este modo, una eventual acción u omisión imputable a él o los funcionarios encargados de la tenencia, uso, custodia o administración de la misma. 
Por último, y tal como se señalara en la reunión de trabajo a que se ha hecho referencia, al no haber experimentado daños la base de datos contable y los respectivos registros de ese municipio, corresponde que se proceda al levantamiento de un inventario pormenorizado de todos los bienes destruidos, extraviados o que hayan sufrido un nivel importante de deterioro o menoscabo de la condición vigente a la fecha del siniestro, debiéndose incluir, respecto de cada bien, los datos y/o especificaciones necesarias que permitan tanto su correcta identificación como su reconocimiento en la respectiva cuenta contable del Título I Activo, Grupo 14 Bienes de Uso y Grupo 15 Otros Activos, del Plan de Cuentas aprobado para el Sector Municipal por el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, en armonía con los saldos correspondientes a las cuentas que integran los subgrupos mencionados, de acuerdo a la información contenida en el Balance de Comprobación y Saldos de ese municipio al 31 de diciembre de 2011, que rola en los registros de la contabilidad pública que mantiene este Organismo Contralor. 

Lo anterior, con el propósito de que, en su oportunidad, se proceda al reconocimiento del detrimento patrimonial a que hubiere lugar, por lo que, al efecto, deberá mantenerse la coordinación en estas materias con el Área Sector Municipal de la División de Análisis Contable y, cuando corresponda, con la División de Municipalidades de esta Contraloría General.


Ramiro Mendoza Zúñiga
Contralor General de la República