Dictamen N° 1371

Texto del dictamen

N° 1.371                       Fecha: 15-I-2020

La Contraloría General de la República, en uso de las facultades que le confiere el artículo 98 de la Constitución Política de la República y su ley N° 10.336, Orgánica Constitucional, en materia de contabilidad general de la Nación, ha estimado pertinente dirigirse a Ud., con el objeto de que se sirva remitir, trimestral y anualmente, la información que a continuación se indica:

I.    Estados Financieros

· Estado de Situación Financiera: comparativo con el Estado de Situación Financiera anual del ejercicio anterior.

· Estado de Resultados Integrales: para el período sobre el que se esté informando (trimestre respectivo) y el acumulado para el período contable hasta la fecha, comparativos con los períodos correspondientes del ejercicio anterior, respectivamente.

· Estado de Flujos de Efectivo: acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparativo con igual período del ejercicio anterior.

· Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparativo con igual período del ejercicio anterior.

· Notas Explicativas a los Estados Financieros.

Cabe mencionar, que los registros contables de la entidad deben concordar con los saldos declarados en los estados financieros antes singularizados, los que se presentarán de acuerdo a la siguiente calendarización:

a) Marzo: Sesenta (60) días contados desde la fecha de cierre del respectivo trimestre calendario, es decir, hasta el 29 de mayo de 2020.

b) Junio: Setenta y cinco (75) días contados desde la fecha de cierre del respectivo trimestre calendario, es decir, hasta el 12 de septiembre de 2020.

c) Septiembre: Sesenta (60) días contados desde la fecha de cierre del respectivo trimestre calendario, es decir, hasta el 28 de noviembre de 2020.

d) Diciembre: Noventa (90) días contados desde la fecha de cierre del ejercicio anual, es decir, hasta el 31 de marzo de 2021.

II.   Información Presupuestaria

Se ha considerado necesario solicitar el estado de ejecución presupuestaria, que consiste en informar el presupuesto actualizado, que haya sido aprobado para esa entidad, y sus respectivas modificaciones, en la moneda funcional en la cual es aprobado, como asimismo su ejecución mensual y acumulada al trimestre que se está presentando, el cual debe ser enviado en las mismas fechas establecidas para la entrega de los estados financieros, ajustándose a la estructura, términos y modalidades que sobre esta materia se establecen en las instrucciones que se adjuntan 

Asimismo, deben ser enviados, los decretos de aprobación del presupuesto inicial y de cierre, así como también, cuando corresponda las modificaciones que se hubiesen aprobado durante el año que se está informando.

En relación a lo anterior, las entidades deben gestionar oportunamente las modificaciones al presupuesto vigente, con el propósito de prevenir una ejecución por sobre el presupuesto aprobado, específicamente en algún subtítulo, ítem o asignación de gastos.

Cabe precisar que para todos los subtítulos de ingresos y gastos que contengan un ítem o asignación denominada “Otros”, se deben presentar un detalle de su composición. 

III.    Informe de la Gestión Financiera del Estado (IGFE)

La Contraloría General de la República, en conformidad con lo establecido en el artículo 142 de su ley Orgánica antes citada, debe preparar anualmente el Informe de la Gestión Financiera del Estado.

Para tal efecto, este Organismo Contralor solicita a las Empresas Públicas y a los Institutos Tecnológicos CORFO, la presentación del Balance General y el correspondiente Estado de Resultados comparativo, practicados por la entidad a su cargo, al 31 de diciembre de 2019 y 2018, a más tardar el 31 de enero de 2020, aun cuando a esa fecha no se encontraren auditados.

Del mismo modo, se ha considerado necesario que se informe sobre el presupuesto de ingresos y gastos totales, en la misma moneda funcional en la cual es aprobado su presupuesto, como asimismo de su ejecución.

IV.    Estados Financieros Anuales de Filiales

Las empresas, sociedades o entidades públicas o privadas en que las Empresas Públicas o Sociedades del Estado tengan aportes de capital mayoritario o en igual proporción, o, en las mismas condiciones, representación o participación, deben remitir de manera anual los estados financieros definidos en el apartado I. 

Por tal motivo, este Organismo Contralor solicita a las filiales de las entidades incluidas en estas instrucciones la presentación de sus Estados Financieros Auditados a más tardar el 31 de marzo de 2021.

V.  Información Contable y Presupuestaria Desagregada de las Empresas Públicas, Sociedades del Estado e Institutos Tecnológicos CORFO.

El Estado de Situación Presupuestaria, debe ser enviado de manera trimestral en las fechas definidas en el punto II, concordando con el envío de los estados financieros de la institución.

El Balance de 8 columnas o balance tabulado, que se confecciona a partir del libro mayor, debe ser remitido de manera trimestral en las fechas definidas en el punto I, concordando con el envío de los estados financieros de la institución.

En la misma oportunidad se deben enviar las cédulas de clasificación, las cuales ordenan la información que arroja el Balance de 8 Columnas.

VI.  Procedimiento de envío de la información

1.	Sistema de Contabilidad General de la Nación (SICOGEN)

Este sistema captura y valida en línea la información enviada. Con el fin de efectuar una correcta carga de la información solicitada, cada entidad debe adecuarse a la estructura de los informes definidos en “Documento de Definición XML” y “Listado de Valores Permitidos” publicados en la web institucional, www.contraloria.cl/EntidadesPúblicas/Empresas/InformaciónContable/Normativa Procedimientos e Instrucciones/Sistemas.

Cabe precisar que la información contable y presupuestaria desagregada, cargada en formato XML debe contener cifras expresadas en la mínima unidad de la moneda funcional de preparación de los estados financieros.

Para efectos de cumplimiento, se considerará como único medio de envío de información el sistema SICOGEN, salvo autorización explícita de este Organismo Contralor. 

A continuación, en la tabla adjunta, se resumen los informes que deben ser remitidos a través de este medio, con sus respectivos períodos y formatos:

 
 

2.	Sistema de Información (SIREF)

Por este medio solo se debe enviar la información detallada a continuación.

2.1.	Estados Financieros Anuales de Filiales.
2.2.	Decretos que aprueban y modifican presupuestos de caja para las Empresas Públicas, Sociedades del Estado e Institutos Tecnológicos CORFO.


 

VII.   Usuarios Responsables del envío de la Información a Contraloría General de la República

Se solicita a todas las Empresas Públicas, Sociedades del Estado e Institutos Tecnológicos CORFO informar oportunamente mediante correo electrónico a contabilidadempresas@contraloria.cl, los cambios de usuarios designados para enviar la información por medio de SICOGEN y SIREF que puedan ocurrir durante el transcurso del ejercicio contable, con el objeto de permitir el correcto funcionamiento de los sistemas y la pronta incorporación de los nuevos usuarios.

Finalmente, ante cualquier consulta sobre la materia, debe dirigirse a la Jefa del Área de Normas Educación Superior, Empresas y Otras Entidades de la División de Contabilidad y Finanzas Públicas, Sra. Susan Gálvez Horta, al teléfono 232401531 o al correo electrónico sgalvezh@contraloria.cl.

Saluda atentamente a Ud.,


Jorge Bermúdez Soto
Contralor General de la República