DICTA NORMAS SOBRE EL REGISTRO, LOS REQUISITOS DEL METODO DE MICROCOPIA Y MICROGRABADO DE DOCUMENTOS Y LAS OTRAS MATERIAS REFERIDAS EN EL ARTICULO 9° DE LA LEY N° 18.845

Artículo 1°.- El Registro a que se refieren la letra a) del artículo 5° y el artículo 9° de la Ley N° 18.845, de 3 de noviembre de 1989, funcionará bajo la dependencia del Conservador del Archivo Nacional. Para inscribirse en el Registro las personas naturales interesadas en prestar servicios de microcopia o micrograbado en conformidad a las disposiciones de la Ley N° 18.845, deberán reunir los siguientes requisitos, acreditándoselos al Conservador del Archivo Nacional: a) Ser mayor de edad y libre disponedor de sus bienes y no haber sido condenado o encontrarse procesado por crimen o simple delito; b) Tener la idoneidad técnica para desempeñar profesionalmente en actividades de microcopia o micrograbación; c) Tener la solvencia patrimonial necesaria a juicio del Conservador del Archivo Nacional. Por su parte, las personas jurídicas interesadas en prestar la misma clase de servicios, y que deseen inscribirse en el Registro, deberán acreditar al Conservador del Archivo Nacional su existencia y el cumplimiento de los requisitos indicados en las letras b) y c) precedentes. Será necesario, además, que se acredite que los administradores y directores reúnen los requisitos indicados en la letra a) precedente. La pérdida de uno cualquiera de los requisitos necesarios para la inscripción, importará la exclusión de la respectiva persona o entidad del Registro, la que se producirá con el solo mérito de una resolución fundada dictada por el Conservador del Archivo Nacional que así lo declare. La persona o entidad excluida podrá solicitar la reinscripción, una vez transcurridos a lo menos seis meses desde la resolución que declare la exclusión, acreditando al Conservador del Archivo Nacional el cumplimiento de los requisitos. Podrán también inscribirse aquellas empresas privadas tales como bancos, compañías de seguros, Administradoras de Fondos de Pensiones, institutos de salud previsional y otras que estuvieren autorizadas para utilizar procedimientos de microcopia o micrograbado por la Superintendencia respectiva u otro Organismo facultado por la ley.

Artículo 2°.- Las personas y entidades que se inscriban en el Registro deberán proporcionar al Conservador del Archivo Nacional, a requerimiento de éste, la información técnica correspondiente a los instrumentos y procedimientos utilizados para la reproducción por microcopia o micrograbado, y responderán por las omisiones, defectos o alteraciones que se produzcan a consecuencia de la defectuosa realización de las microcopias o micrograbados. La inscripción en el Registro deberá mantenerse actualizada, informando al Conservador sobre los antecedentes relativos al perfeccionamiento del sistema de microcopia o micrograbado y a la introducción de avances o mejoras aplicados al sistema en uso.

Artículo 3°.- La inscripción en el Registro tendrá un plazo de vigencia de cinco años. La inscripción se renovará por períodos iguales y sucesivos de cinco años cada uno, previa resolución en tal sentido dictada por el Conservador del Archivo Nacional, antes del vencimiento del plazo original o de la prórroga que esté corriendo, en su caso. El interesado deberá solicitar la renovación de la inscripción con a lo menos seis meses de anticipación al vencimiento del plazo, acreditando, a satisfacción del Conservador del Archivo Nacional, el cumplimiento de los correspondientes requisitos.

Artículo 4°.- Serán suspendidas del Registro, por el plazo que determine el Conservador del Archivo Nacional, el cual no podrá exceder de un año, las personas o entidades inscritas o entidades inscritas que no proporcionen oportuna y debidamente los datos referidos en el artículo 2°, así como las demás informaciones que el Conservador les solicitare en relación con el cumplimiento de las normas sobre micrograbado de documentos. Serán causales de exclusión del Registro, la reiteración en la infracción indicada en el inciso anterior, la falsificación de las microformas y el uso malicioso de ellas o de duplicados falsificados, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales que procedan.

Artículo 5°.- El Conservador del Archivo Nacional o los funcionarios en que él delegue estas funciones, podrán visitar e inspeccionar los locales de microcopia o micrograbado de las personas o entidades que soliciten la inscripción o se hallen inscritas en el Registro, para cerciorarse de las condiciones de su funcionamiento.

Artículo 6°.- Las resoluciones que nieguen lugar a la inscripción en el Registro o su renovación, y las que apliquen sanciones, serán reclamables, dentro de los cinco días hábiles contados desde la notificación al interesado, ante el Director de Bibliotecas, Archivos y Museos. Este último fallará el reclamo con el solo mérito de lo expuesto por el reclamante y previo informe del Conservador del Archivo Nacional, salvo que estime necesario otro trámite.

Artículo 7°.- Para los efectos de lo establecido en el artículo 5° de la Ley N° 18.845, actuarán como ministros de fe aquellos que sean designados en conformidad al siguiente procedimiento: a) Cada una de las personas o entidades que presten servicios de microcopia o micrograbado y que se encuentren inscritas en el Registro a que se refiere el artículo 1° de este reglamento, designarán a una persona en calidad de ministro de fe. Dicha persona deberá ser mayor de edad y libre disponedor de sus bienes y no haber sido condenado o encontrarse procesado por crimen o simple delito. El nombramiento se hará por escritura pública, de la cual se tomará nota al margen de la inscripción de la respectiva entidad en el Registro a que se refiere el artículo primero de este decreto con fuerza de ley, dentro del plazo de treinta días contado desde su otorgamiento. A la escritura de designación deberá comparecer el interesado, quien, en el mismo acto, deberá expresar su voluntad de aceptar el cargo y declarará, bajo juramento, desempeñarlo fielmente. En el caso de tratarse de una persona natural inscrita en el Registro, cuando sea ella misma quien va a desempeñar las funciones de ministro de fe, declarará su voluntad en tal sentido por escritura pública y, en el mismo instrumento, prestará el correspondiente juramento. De dicha escritura se tomará nota al margen de la inscripción en el Registro en la forma y plazo indicados en el inciso precedente. Para todos los efectos se tendrá por fecha de la designación aquella en que se practique la anotación marginal y sólo a contar de ésta el ministro de fe quedará investido de su calidad de tal. De la misma forma deberá procederse al reemplazo de los ministros de fe designados. b) Las entidades a que se refiere el inciso final del artículo 1° del presente Reglamento podrán, si lo desean, designar un ministro de fe, sujetándose al mismo procedimiento establecido en la letra a) precedente. El ministro de fe así designado, quien también deberá reunir los requisitos indicados en la letra a) de este artículo, sólo podrá ejercer sus funciones de tal respecto de documentos pertenecientes a la entidad que lo hubiera designado. Con todo, la respectiva entidad podrá libremente recurrir como mínistro de fe a la persona que hubiere designado conforme a esta letra o a cualquiera de los ministros de fe designados conforme a la letra a) de este artículo.

Artículo 8°.- La microcopia o micrograbación de documentos en un proceso que permite grabar y almacenar en forma compactada la imagen de un documento original y que contiene una copia idéntica de ese original almacenado mediante la utilización de tecnología fotoquímica, electrónica, o cualquier otro proceso análogo que permita compactar imágenes en un medio magnético, disco óptico digital, impresión láser u otro, que permita la reproducción de la imagen compactada o grabada en una microforma, mediante la proyección de la imagen en una pantalla ampliada a tamaño equiparable a la del documento original y, adicionalmente, permita obtener una reproducción de dicha imagen a tamaño original mediante copias en papel o elementos análogos.

Artículo 9°.- Los documentos originales deberán ser microcopiados o micrograbados con arreglo a las disposiciones de la Ley N° 18.845, y del presente decreto con fuerza de ley. El procedimiento empleado deberá permitir la microcopia o micrograbación y obtener duplicados y copias de ellos.

Artículo 10°.- Para que las microformas, sus duplicados y copias posean el mérito que les confiere la Ley N° 18.845, deberán ceñirse a las normas técnicas pertinentes de la Organización Internacional para la Estandarización, en adelante ISO, aprobadas como normas oficiales de la República de Chile por el Instituto Nacional de Normalización, a través del correspondiente acto administrativo.

Artículo 11°.- En la conservación de las microformas deberá atenderse especialmente a que éstas mantengan sus calidades de documento y de archivo. Se entiende por calidad de documento de la microforma el ser copia fiel de un original micrograbado incluso en sus imperfecciones. La calidad de archivo se refiere a la condición de la microforma de mantener en forma fiel, indeleble, legible e íntegra su calidad de documento.

Artículo 12°.- La conservación de las microformas es de estricta responsabilidad del archivero público o privado que tenga sus originales en archivo o custodia, quien deberá velar por el cumplimiento de las normas ISO al respecto.

Artículo 13°.- Para proceder a la destrucción de los documentos originales, deberá darse cumplimiento a lo preceptuado en los artículos 6°, 7° y 10 de la Ley N° 18.845. Sin perjuicio de usar incineración cuando las leyes vigentes así dispongan, se propenderá, por razones ecológicas de preservación de la atmósfera terrestre como por las ventajas económicas provenientes del reciclaje de las materias primas, a reemplazar la incineración por procedimientos físicos o químicos que garanticen la imposibilidad de reconstituir la información contenida en los documentos originales, y que permitan su transformación en pulpa de papel u otra materia apta para el reciclaje. La destrucción de las microformas se hará de modo que sea posible el reciclaje de sus materias primas.

Artículo 14°.- La destrucción de los documentos a que se alude en el inciso primero del artículo 3° de la Ley N° 18.845, deberá efectuarse en presencia del funcionario que tuviere a su cargo el archivo o registro al que pertenezca el documento. Dicho funcionario suscribirá un acta de la destrucción, la que incluirá la enumeración, que podrá ser abreviada, necesaria para identificar en forma suficiente los documentos destruidos. El acta respectiva deberá ser mantenida en custodia por el funcionario a cargo del archivo o registro.